"ZorgDomein Transfer heeft voordelen voor ziekenhuis én patiënt"

Interview | Transferbureau Jeroen Bosch Ziekenhuis

Het Jeroen Bosch Ziekenhuis maakt sinds eind 2020 gebruik van ZorgDomein Transfer om zorg na de ziekenhuisopname te regelen. Samenwerking met VVT-instellingen in de regio is daarvoor cruciaal. De toepassing van ZorgDomein Transfer verloopt steeds beter, vooral wat betreft de tijdelijke verblijfbedden. Wietske Ferwerda, coördinator Transferbureau: “Bij beschikbaarheid kunnen we een patiënt gelijk doorplaatsen.”

Op het Transferbureau van het Jeroen Bosch Ziekenhuis werken 14 transferverpleegkundigen. Samen met de patiënt regelen zij de zorg na de ziekenhuisopname. Sinds december 2020 maken zij daarvoor gebruik van ZorgDomein Transfer, samen met een ander Transferbureau uit de regio. Transferverpleegkundige Iris van Creij nam namens het JBZ deel aan de regionale projectgroep en was nauw betrokken bij de implementatie. “Om te beginnen hebben we een pilot gedraaid, zodat alle gebruikers met het systeem konden werken. Daarna zijn in twee tranches de circa dertig aanbieders van verpleeghuiszorg en thuiszorg in ons verzorgingsgebied toegevoegd. Na de ziekenhuisopname kunnen patiënten verschillende vormen van zorg nodig hebben. Het kan gaan om thuiszorg, om bedden voor tijdelijke zorg of voor langdurige zorg, bijvoorbeeld in verpleeghuizen.”

Direct duidelijkheid voor de patiënt

Het Jeroen Bosch Ziekenhuis is inmiddels ruim een jaar bezig om de aanvragen via ZorgDomein Transfer samen met de partners in de regio op poten te zetten. De meeste vooruitgang is daarbij geboekt op het gebied van de tijdelijke verblijfbedden: revalidatie, eerstelijnsverblijf of hospicebedden. Coördinator Wietske Ferwerda: “In de regionale projectgroep is besloten om als eerste stap inzicht te krijgen in de beschikbaarheid van de bedden voor tijdelijke zorg. Dat hebben de betrokken VVT-instellingen nu redelijk op orde, dus daar hebben we het meeste plezier van. Bij beschikbaarheid kunnen we een patiënt gelijk doorplaatsen, zonder dat we daar allerlei organisaties voor te hoeven bellen. Dat is voor ons dus een stuk efficiënter. Verder kunnen we via ZorgDomein documenten bij de aanvraag meesturen, en er zit ook een chatfunctie bij.” Iris van Creij vult aan: “ZorgDomein Transfer heeft ook voordelen voor de patiënt. Vaak weet je bij het eerste contact al of er beschikbaarheid is op een locatie van voorkeur. Op die manier geef je de patiënt gelijk duidelijkheid en kun je de verwachting eventueel bijstellen. En zo kunnen we beter ‘de juiste zorg op de juiste plaats’ bieden.”

Beschikbaarheid van VVT

Wietske Ferwerda: “De volgende stap die we willen maken gaat over de verwachte beschikbaarheid. Als er geen tijdelijk verblijfbed beschikbaar is, dan willen we graag kunnen zien op welke termijn dat weer wél zo is. Er is vaak meer vraag dan aanbod. Ook bij de thuiszorg, een andere vorm van vervolgzorg, moeten duidelijk nog stappen gezet worden. Iris van Creij: “Als de patiënt een voorkeursaanbieder heeft waar plek is, dan kunnen we die benaderen en zijn we relatief snel klaar. We zouden via ZorgDomein Transfer graag het aanbod van thuiszorgorganisaties willen zien, maar helaas tonen zij hun beschikbaarheid nu vaak nog niet. Dat betekent dat we nu soms meerdere plaatsingsverzoeken voor de thuiszorg moeten doen, en dat is veel werk. Het is overigens wel verklaarbaar dat het aanbod aan thuiszorg nog minder inzichtelijk is dan dat van de tijdelijk verblijfbedden. Een bed is een bed, maar bij thuiszorg is ‘beschikbaarheid’ nog nader in te vullen. Men kan bijvoorbeeld wel ruimte hebben voor wondzorg, maar niet voor vier keer per dag insuline spuiten. En het tonen van de beschikbaarheid heeft voor thuiszorgaanbieders veel impact op hun interne werkprocessen. Dat neemt niet weg dat we op termijn die beschikbaarheid wél graag willen zien.

Samen de functionaliteiten bepalen

Evelien de Wit, Business Development Consultant bij ZorgDomein: “Tijdens de implementatie in een regio wordt samen met de regio bepaald welke functionaliteiten binnen de Transfer-oplossing bij livegang ingericht en gebruikt worden. In deze regio is gekozen voor een gefaseerde uitrol en worden nog niet alle functionaliteiten voor de beschikbaarheid VTT gebruikt, deze functionaliteit is al wel beschikbaar in de Transfer-oplossing en zal in de toekomst ook in gebruik genomen worden door deze regio.” 

Functionaliteit beschikbaarheid VVT

De beschikbaarheid kan op drie verschillende manieren door de VVT-intselling ingesteld worden:

  1. Beschikbaarheid: zorg is beschikbaar, niet beschikbaar of beschikbaar vanaf een bepaalde datum.
  2. Plaatsen: totaal aantal beschikbare plaatsen uitgedrukt in getallen of getallen in de min (aantal op wachtlijst).
  3. Tijdsloten: dit is met name van toepassing voor thuiszorg waarbij ze kunnen aangeven op welke tijdsloten ban de dag zorg beschikbaar is.

De beschikbaarheid wordt handmatig bijgehouden door de VVT-instelling. Tijdens het accepteren van een plaatsingsverzoek verschijnt er automatisch een scherm om de beschikbaarheid aan te passen.

Veilig en foutloos patiëntgegevens doorsturen

ZorgDomein Transfer geeft niet alleen inzicht in mogelijke vervolgzorg, maar verzorgt ook eOverdracht: de digitale gegevensoverdracht wanneer patiënten daadwerkelijk overgaan naar een VVT. Wietske Ferwerda: “Daarmee zitten we momenteel in de testfase. We verwachten veel van eOverdracht: het is mooi als we alle gegevens vanuit HiX, ons EPD, kunnen overnemen en versturen. Daarvoor moet eerst de koppeling tussen ons HiX en ZorgDomein Transfer gemaakt worden. Maar als dat zover is, kunnen we vanuit het ziekenhuis veilig en foutloos de patiëntgegevens doorsturen. Nu worden deze vaak nog in een envelop meegeven.” Iris van Creij: “Je merkt wel dat wij hier in de regio voorop lopen met ZorgDomein Transfer, af en toe is het pionieren. We hebben daarbij ook te maken met relatief veel verschillende VVT-organisaties, die vaak ook nog hun eigen visie op zorg hebben. Bovendien heeft Covid-19 het overleg in de regio vertraagd; het onderwerp is regelmatig geparkeerd omdat men zijn handen vol had aan Covid-zorg. Maar inmiddels zijn de voordelen duidelijk en in de toekomst wordt het nog beter; het heeft gewoon tijd nodig.”

Artikel delen?

Deel dit artikel op je eigen tijdlijn.

Interviews