Als een huisarts vroeger een cliënt wilde verwijzen naar een Eerstelijns Verblijf, ging de arts rondbellen tot hij beet had. En die instelling werd het dan, want anders blééf je bellen. Nu zie je in ZorgDomein direct waar je cliënt allemaal terecht kan en je bepaalt in overleg welke instelling het wordt.
Nicole_Houkes_Cicero_ZorgDomein

Nicole Houkes

Hoofd Cicero Zorgservice, Cicero Zorggroep

ZorgDomein heeft onze verwachtingen ruim overtroffen

De huisartsen waren zeer enthousiast, dus verdiepte Cicero Zorggroep zich in de mogelijkheden van ZorgDomein. Sinds 15 augustus 2017 is de organisatie aangesloten, en andere zorgaanbieders in Zuid-Limburg volgden. “Samen geven we nu regionaal inzicht in onze capaciteit”, zegt Nicole Houkes, Hoofd Cicero Zorgservice. “Een heel efficiënt proces voor de huisarts én voor ons.”

Cicero Zorggroep ondersteunt ouderen en mensen met een beperking vanuit veertien locaties in Zuid-Limburg. Cicero biedt een breed palet van zorgdiensten aan: van eenvoudige ondersteuning op het gebied van (thuis) wonen, welzijn en zorg, tot complexe vormen van verpleging en behandeling. Nicole Houkes is hoofd van Cicero Zorgservice, die zo´n dertig medewerkers telt.

Ze houden zich onder meer bezig met informatievoorziening, wachtlijstbegeleiding (dossierhouderschap), facturaties aan cliënten en declaraties aan het zorgkantoor. Nicole Houkes: “In feite faciliteert Cicero Zorgservice de instroom, doorstroom en uitstroom van onze cliënten.”

Helemaal lyrisch

Het waren de huisartsen die Cicero twee jaar geleden op het spoor zetten van ZorgDomein. Nicole Houkes: “Zowel in landelijk overleg als hier in de regio Parkstad gaven huisartsen aan dat ze één systeem wilden voor de verwijzing van hun cliënten. En ze waren helemaal lyrisch over ZorgDomein, want dat zou handig, veilig en goed voor de privacy zijn. Onze eerste reactie was: niet wéér een applicatie erbij. Maar om de huisartsen tegemoet te komen, gingen we uitzoeken of het ons ook iets zou brengen. We zijn in Sittard gaan kijken bij  Zuyderland Medisch Centrum, we vroegen een presentatie van ZorgDomein zelf aan en langzamerhand werden we voorzichtig enthousiast. We zijn toen een contract voor één jaar aangegaan, vooral omdat we toen nog niet wisten of de andere zorgaanbieders in de regio ook zouden aanhaken.”

Gemakkelijk in te richten

Nicole Houkes hield zich persoonlijk bezig met de implementatie van ZorgDomein. “Vanuit ZorgDomein adviseren ze om daarvoor een projectgroep op te zetten, maar zo spannend is het allemaal niet. Ik heb een beetje lopen stoeien met sjablonen en vervolgens onze etalage gevuld. Het is eigenlijk heel gemakkelijk in te richten en te onderhouden. Op 15 augustus 2017 gingen we live. We stuurden toen direct een brief naar alle huisartsen in de regio, compleet met een print screen van ZorgDomein: hier zijn we te vinden. Sindsdien draait Cicero op ZorgDomein. Tot aan maart 2018 ontvingen we 200 verwijzingen. Dat aantal groeit overigens snel, want alleen al in februari kwamen er 57 verwijzingen binnen. Er wordt veel verwezen naar ons Eerstelijns Verblijf en onze specialisten ouderengeneeskunde, maar ook naar onze paramedici: diëtisten, fysiotherapeuten, logopedisten. En verder zijn er de spoedaanvragen voor acute opnames.”

Regionaal inzicht geven

Inmiddels volgen andere grote zorgaanbieders in de regio het voorbeeld van Cicero. Nicole Houkes: “Meandergroep en Vivantes zijn al live, Sevagram is bezig met de implementatie van ZorgDomein. Meandergroep en Vivantes hebben daarbij gebruik gemaakt van de implementatie in onze organisatie. Die kennis deel ik graag, en omgekeerd kijk ik hoe de anderen hun diensten aanbieden. Zo leren we van elkaar.” Houkes beschouwt de andere aanbieders dan ook niet als concurrentie, maar als partners in de zorg. “We doen nu precies wat het Ministerie van VWS graag ziet: regionaal inzicht geven in onze capaciteit. Simpel gezegd: huisartsen kunnen nu direct zien dat we hier een bed leeg hebben. Als een huisarts vroeger een cliënt wilde verwijzen naar een Eerstelijns Verblijf, ging de arts rondbellen tot hij beet had. En die instelling werd het dan, want anders blééf je bellen. Nu zie je in ZorgDomein direct waar je cliënt allemaal terecht kan en je bepaalt in overleg welke instelling het wordt.”

“Bij onze palliatieve zorg staat de wachttijd standaard op nul dagen: de huisarts hoeft niet te bellen of te faxen, maar kan gewoon direct verwijzen. Alle verwijzingen komen hier in een aparte mailbox en worden meteen opgepakt. Het is een heel efficiënt proces voor de huisarts, maar ook voor ons: Cicero hoeft nu niet elke dag een mail te sturen met het aantal vrije bedden én we krijgen alle cliëntgegevens op een A4-tje aangereikt.”

Mogelijkheden uitbreiden

Over de samenwerking met ZorgDomein is Nicole Houkes goed te spreken. “In het begin maakten we gebruik van een landelijk template. Daar heb ik voor Cicero een aantal wijzigingen in aangevraagd, die ZorgDomein vervolgens landelijk heeft overgenomen. Daaraan zie je wel dat ZorgDomein geen starre organisatie is, maar volop in ontwikkeling. Ze zijn eropuit om zichzelf steeds te verbeteren, en pakken dit soort zaken direct op. Soms jeuken mijn handen nog steeds om templates speciaal voor onze situatie aan te passen. Maar ik realiseer me ook dat we samen met andere zorgaanbieders moeten optrekken om verwijzers één uniform systeem aan te bieden.”

ZorgDomein heeft volgens Nicole Houkes ruim aan de verwachtingen voldaan. “Er moet iets geks gebeuren, willen we na dit eerste jaar niet met ZorgDomein doorgaan. We zitten er juist aan te denken om de mogelijkheden uit te breiden, zodat we ook terugkoppelingen aan de huisarts kunnen sturen. De afgelopen periode is er 57 keer naar ons Eerstelijns Verblijf verwezen; en telkens als een cliënt aankomt of vertrekt, melden we dat nu per brief aan de huisarts. Dat moet handiger kunnen, en het ziet ernaar uit dat ZorgDomein ons hierin kan ondersteunen.”