Controle over het proces begint bij de ZorgDomein Ordermanager
Younass over ZorgDomein

Younass Aboulghit

Solutions architect, SCAL Medische Diagnostiek

Controle over het proces begint bij de ZorgDomein Ordermanager

Volledig papierloze diagnostiek aanbieden én het digitale vervolgproces optimaliseren. Daarvoor gebruikt SCAL Medische Diagnostiek sinds 2016 de ZorgDomein Ordermanager, en tot volle tevredenheid. Niet alleen de huisartsen in de regio zijn er enthousiast over, maar ook een nieuwe klant van SCAL: een regionale GGZ-instelling.

SCAL Medische Diagnostiek biedt eerstelijnsdiagnostiek aan in de regio Leiden, Bollenstreek en Alphen aan de Rijn. Naast een centraal laboratorium in Leiden zijn er twaalf afnamepunten, waaronder vier grotere locaties die ook beeld- en functieonderzoek aanbieden. Sinds 2012 gebruikte SCAL al de ZorgDomein Ordermodule, zodat huisartsen en andere verwijzers digitaal diagnostiek konden aanvragen. Wel moest een arts zijn patiënt een papieren aanvraagformulier of patiëntbericht meegeven, die via de prikpost naar het lab ging en daar weer werd gescand en gedigitaliseerd. Om deze papierwinkel te voorkomen, deed SCAL in 2015 mee aan een pilot van ZorgDomein met de Ordermanager.

Enthousiaste huisartsen

“Papier heeft allerlei nadelen: het raakt kwijt, het werkt fouten in de hand en het kost extra mankracht”, zegt Younass Aboulghit. Als ‘Solutions architect’ van SCAL zorgt hij voor de technische vertaalslag van de strategische visie en missie naar concrete producten. “Ons management heeft de duidelijke ambitie om papierloos te werken. Via ZorgDomein kregen we de kans om het volledig digitaal te laten verlopen. Dat past dus naadloos bij onze visie.” De pilot vond plaats bij een klein aantal afnamepunten en een paar enthousiaste huisartsen. Aboulghit: “Voor huisartsen is de Ordermanager echt een verbetering. Ze hoeven geen loopbriefje meer te printen, dat bovendien de neiging heeft om snel kwijt te raken. Je kunt tegen je patiënt zeggen: alles is geregeld, ga naar het inloopspreekuur wanneer het je uitkomt en neem je identiteitsbewijs mee. Verder neemt de doorlooptijd van het proces af, dus ze hebben sneller resultaat.”

Controle over de informatieflow

In 2016 besloot SCAL de Ordermanager in de hele organisatie in te voeren; destijds een primeur binnen de eerstelijnsdiagnostiek. Aboulghit: “We hebben daarvoor alle afnamepunten uitgerust met een Chromebook en een lichtpen, waarmee ze eenvoudig hun administratie kunnen bijhouden. Ook kregen de afnamemedewerkers een korte training. Omdat het hele proces gestandaardiseerd is, is het zo uitgelegd. Voor deze medewerkers was het opstarten van hun laptop een kleine handeling erbij, maar dat wende snel. En nieuwkomers weten niet beter dan dat het op deze manier gaat.”

De afnamemedewerker scant dus het lab-nummer, stelt nog een of twee additionele vragen en kan die informatie meteen delen met het centrale lab. Aboulghit: “Nog vóór het materiaal binnenkomt, krijgt het lab de order in het systeem en kunnen ze daar starten met de voorbereiding op het onderzoek, de pre-analyse. Dat levert meteen al de eerste tijdwinst op, en zo behalen we onderweg nog veel meer winst. SCAL heeft namelijk een systeem ontwikkeld om het hele administratieve proces van diagnostiek te optimaliseren, van de werklijst tot de financiële afhandeling. Het is een lean proces, en het begint allemaal bij de papierloze digitale aanvraag via de Ordermanager. Die geeft ons de controle over de hele informatieflow.”

GGZ als nieuwe klant

Inmiddels ontvangt SCAL zo’n driekwart van alle diagnostiekaanvragen van de huisarts digitaal. Bovendien krijgt SCAL sinds eind 2017 ook aanvragen een regionale instelling voor geestelijke gezondheidszorg. Aboulghit: “De GGZ-instelling was op zoek naar een nieuw lab, maar wij hebben ze ervan overtuigd dat hun hele informatievoorziening met ons digitaal platform veel beter kon. Een voorwaarde is wel, dat de aanvraag digitaal plaatsvindt: via de Ordermanager dus. ZorgDomein heeft ons daarbij zeer goed geholpen door op ons verzoek hun systeem aan te passen. Een GGZ-medewerker heeft namelijk geen toegang tot het informatiesysteem dat huisartsen gebruiken. Daarom heeft ZorgDomein het mogelijk gemaakt om in te loggen zonder de koppeling met zo´n informatiesysteem; mede daarmee hebben we de GGZ-instelling uiteindelijk als nieuwe klant gewonnen.”

Interessante doelgroep

Met dit succes in het achterhoofd zou SCAL graag zien dat de Ordermanager specifiek rekening hield met aanvragen vanuit zorginstellingen. Aboulghit: “Het systeem gaat nu erg uit van lab-aanvragen vanuit de huisarts. Maar instellingen hebben hun eigen dynamiek, bijvoorbeeld omdat ze vaak zowel klinische als ambulante cliënten hebben. Dat heeft effect op de werklijsten voor de afnamemedewerkers, maar ook op de financiële afhandeling. Het is heel belangrijk om daarmee rekening te houden, want de potentie van aanvragen van instellingen is immens. Van onze huisartsen krijgen we nu elke dag zo’n 500, 600 aanvragen, maar vanuit één GGZ ook al zo’n 300 per week. Kortom: dat is een zeer interessante doelgroep.”