webinar - wegwijs worden in ZorgDomein voor beginnende beheerders

“VIPP InZicht leverde vertrouwen, ervaring, én concrete resultaten op”

Zorginstellingen kunnen veel tijd besparen én fouten voorkomen wanneer ze veilig en gestructureerd patiëntgegevens gaan uitwisselen. Dat is het doel van het programma VIPP InZicht, dat tot afgelopen juli liep. Zorggroep Alliade deed er graag aan mee, vertelt business analist Annemarie Drok: “We willen vooroplopen en meedenken met IT-leveranciers en brancheorganisaties.”

Veel zorginstellingen leggen wel patiëntgegevens vast, maar delen deze informatie niet met andere zorgverleners, laat staan met de zorgconsument zelf. Het gevolg: de volgende zorgverlener moet deze informatie opnieuw handmatig invoeren in het ECD of EPD. Dit is natuurlijk erg inefficiënt en foutgevoelig. Om hier verbetering in te brengen, organiseert de overheid de laatste jaren VIPP’s: Versnellingsprogramma’s Informatie-uitwisseling Patiënt en Professional.

In juli 2023 liep VIPP InZicht af, specifiek gericht op instellingen voor langdurige ouderenzorg. Eén van de proeftuinen lag in regio Friesland: Zorggroep Alliade, Kwadrantgroep en Ziekenhuis Tjongerschans deden hieraan mee, samen met de betrokken IT-leveranciers. Zorggroep Alliade biedt zorg, maatschappelijke ondersteuning, wonen, dagbesteding en behandeling voor doelgroepen jeugd, ouderen en verstandelijk gehandicapten op meer dan 300 locaties in Friesland. Annemarie Drok, business analist bij Alliade, maakte het project grotendeels van begin tot eind mee.

Hoe was je vanuit je functie bij VIPP InZicht betrokken?

Annemarie Drok: “Ik heb bij Alliade een soort brugfunctie tussen zorg en ICT. Eenvoudig gezegd houd ik me bezig met de vraag: hoe moet de techniek werken om onze processen optimaal te ondersteunen? Mijn specifieke aandachtsgebied is interoperabiliteit: de gestructureerde, veilige gegevensuitwisseling binnen de zorg én tussen zorgverleners en de patiënt op basis van informatie standaarden en zorg informatie bouwstenen. Dat zijn soort Lego-bouwsteentjes met relevante zorginformatie. Vandaar dat ik in de rol van projectleider intensief bij het VIPP InZicht programma betrokken was. Zorggroep Alliade deed daar graag aan mee en behoort bij de kleine groep koplopers.

De zorg was de afgelopen jaren druk bezig met automatiseren en digitaliseren, maar nu is het hard nodig om te standaardiseren voor betere regionale samenwerking en het vormgeven van hybride netwerkzorg, met een combinatie van fysiek en online. Er zijn te veel verschillende zorgsystemen in omloop, die niet met elkaar overweg kunnen. Omdat we zien dat dit beter kan en moet, hebben we ons destijds aangemeld voor VIPP. Alliade heeft hoofdzakelijk te maken met cliënten in de langdurige zorg, maar binnen het stukje van de geriatrische revalidatiezorg spreken we van patiënten. Daarvoor werken we samen met de specialisten en verpleegkundigen van Ziekenhuis Tjongerschans. De scope die gekozen is voor het VIPP-programma heeft zich beperkt tot in eerste instantie de afdeling GRZ, omdat deze afdeling het meeste te maken heeft met de verpleegkundige overdracht en valt binnen ouderenzorg.”

Waaruit bestond VIPP InZicht concreet?

Annemarie: “Eén deel ging om het ontsluiten van de patiënt- en cliënt gegevens, zodat we die kunnen delen met andere zorginstellingen, maar ook met de patiënt zelf. Er moest dus een gestandaardiseerde en verplichte set gegevens komen; voor ons is dat de set Basisgegevens Langdurige Zorg (BGLZ). En om die informatie ook te delen met de patiënt of cliënt – of diens vertegenwoordiger – hebben we het afgelopen anderhalf jaar persoonsgebonden omgeving (PGO) ingericht en aangezet. Omdat we werken met één ECD is het opvragen van de BGLZ voor alle cliënten van Alliade nu beschikbaar, maar qua pilot richten we ons voorlopig eerst op de GRZ-patiënten omdat die afdeling actief betrokken was bij het VIPP-traject en het uitdenken van de nieuwe processen. Het mooie van een PGO is dat het stimuleert om meer zelf regie te nemen als patiënt of cliënt, omdat alle basisgegevens van aan jou geleverde zorg van verschillende zorgaanbieders bij elkaar komen op een mooie leesbare manier. Dat is best uniek te noemen, want vooralsnog stond die informatie uitsluitend los in diverse portalen en gaf geen overzicht.

Bij welk deel was ZorgDomein betrokken?

Annemarie: “Dat ging over eOverdracht en specifiek over de route van cure naar care. In ons geval tussen ziekenhuis Tjongerschans en Alliade en/of Kwadrantgroep. Helaas heeft de EPD-leverancier Chipsoft niet de techniek tijdig opgeleverd binnen de gestelde deadline van de VIPP-regeling. Daardoor moesten we in de laatste fase van het project voorlopig uitwijken naar een alternatieve, maar wel veilige route. We vonden in ZorgDomein de leverancier die alsnog de eerste 14 zorginformatiebouwstenen kon ontsluiten tussen het bronsysteem van het ziekenhuis (HIX) en het bronsysteem ONS van de beide zorginstellingen op de testomgeving. Helaas is de functionaliteit eOverdracht nog niet volwassen genoeg voor productie en moet de vertaling nog worden gemaakt naar een werkbaar proces met hopelijk voldoende tijdswinst. Want daar is de eOverdracht met name om te doen; minder administratieve rompslomp voor de verpleegkundigen en geen foutieve en/of het ontbreken van belangrijke zorginformatie tijdens de transfer. Als een patiënt bij ons komt revalideren, is het de bedoeling dat de medische en de patiëntinformatie volledig digitaal verstuurd en ontvangen kan worden.

Eerlijk gezegd hebben de technische partijen zich erop verkeken, hoeveel tijd en energie dat kost om de vertaling te maken van de gestructureerde zorginformatie bouwstenen en het eenduidig en simpel laten landen in het uiteindelijke zorgplan. Het is in deze eindfase wel gelukt om de eOverdracht vanaf het ziekenhuis technisch binnen te halen met onder andere medewerking van ZorgDomein als een soort ‘broker’. Maar daarna zouden de zorgprofessionals de gegevens automatisch in het elektronisch cliënten dossier (ECD) moeten kunnen overnemen bij de juiste bronvelden in het dossier, en dat deel werkte juist niet. Een andere uitdaging die geldt voor alle zorgprofessionals is de omslag naar het beter vastleggen van informatie in de juiste bronvelden van het dossier. Wanneer zorginformatiebouwstenen niet gevuld zijn met informatie dan komt er immers niets over. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan, want de functionaliteit binnen het ECD moet dusdanig werken dat het bijna automatisch goed gaat en het geen zoekplaatje wordt zodat vrije tekst wederom gestimuleerd wordt. En bij gestructureerde gegevens overname moeten de zorpgrofessionals in de keten elkaar gaan vertrouwen om proceswinst te behalen en niet bepaalde handelingen onnodig overnieuw te doen. Denk aan onnodige metingen of in basis te blijven twijfelen aan vastgelegde patiënt informatie van ‘de ander’ buiten de eigen zorginstelling. Kortom; technisch zijn er nog uitdagingen maar zeer zeker ook in het werkproces en de gehele keten.”

Hoe kijk je terug op VIPP InZicht?

Annemarie: “We hebben zeker geen spijt van onze deelname. Veel van de doelen zijn bereikt en ook intern hebben we stappen gezet: we zijn bijvoorbeeld overgestapt op één ECD. We hebben misschien niet in alle opzichten de eindstreep gehaald, maar we zijn wél op reis gegaan. Alliade wilde niet de kat uit de boom kijken, maar nadrukkelijk koploper zijn en meedenken met de leveranciers. En dat is gelukt: we hebben veel ervaring opgedaan, vertrouwen gekregen en de contacten met ZorgDomein en andere IT-leveranciers zijn intensiever dan voorheen. Een VIPP-subsidie regeling is om digitalisering te stimuleren en de ontwikkeling aan te jagen. Het is nu aan de zorginstellingen en leveranciers om doorlopend bezig te blijven met interoperabiliteit en hoog ambities te blijven ook naar de toekomst toe. Ook hier geldt weer het Lego-blokjes principe; door blijven bouwen. En er zijn een aantal redenen waarom we dat doen; goede zorg voor onze cliënten, een efficiënt zorgproces voor onze zorgprofessionals en betere regionale samenwerking in de keten!”

Artikel delen?

Deel dit artikel op je eigen tijdslijn.

Nieuwsbrief ontvangen?

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief om op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen binnen ZorgDomein.
Je ontvangt deze dan enkele keren per jaar.

Het laatste nieuws

Om vindbaarheid te verbeteren, past ZorgDomein AI-technieken toe om de zorgvraag en het zorgaanbod ...

Dit jaar doneert ZorgDomein per ingevulde vragenlijst €1 aan Stichting GNAO1 Nederland. ...