“Met input uit de praktijk maken we ZorgDomein Transfer stap voor stap beter”

Een snelle en veilige overdracht van patiënten van ziekenhuis naar VVT’s; met dat doel begonnen verschillende regio’s het afgelopen jaar met ZorgDomein Transfer. Het animo was zeer groot, en dat had effect op de livegang. Product owner Tetske van der Weg vertelt over de introductie en de huidige stand van zaken: “De feedback was soms kritisch. Het gaat natuurlijk ook over kritieke processen, waarbij een goede afstemming van wezenlijk belang is voor de patiëntenzorg. Tegelijkertijd waren de gesprekken altijd constructief; we werken immers allemaal aan hetzelfde doel. En om voortdurend te kunnen verbeteren, hebben we de input uit de praktijk juist nodig”.

Waarvoor biedt ZorgDomein Transfer een oplossing?

Tetske van der Weg: “Voor een veel voorkomend probleem: patiënten die in het verkeerde bed liggen. Een ziekenhuis heeft bijvoorbeeld een patiënt die klaar is voor ontslag, maar kan geen plek vinden waar de benodigde vervolgzorg geleverd kan worden. Dat is voor alle partijen vervelend. De patiënt zit in onzekerheid, het ziekenhuis kan geen volgende patiënt helpen, terwijl de kosten voor de uitbehandelde patiënt doorlopen, en de VVT-instelling in de regio die wél een bed vrij heeft, krijgt het niet vol.
ZorgDomein Transfer levert een bijdrage aan de oplossing: niet door extra bedden te creëren, maar wel door optimaal gebruik te maken van de capaciteit. Met Transfer krijgt een ziekenhuis inzicht in wat de zorginstellingen in de regio te bieden hebben: het aantal bedden, maar bijvoorbeeld ook of er faciliteiten voor longrevalidatie aanwezig zijn. Bovendien kunnen zorgverleners via Transfer de overdracht van de medische gegevens regelen: welke zorg moet de patiënt precies ontvangen, welke medicatie en hulpmiddelen? Die overdracht gaat snel en via een goed beveiligd platform. ZorgDomein heeft veel ervaring op het gebied van verwijzen: van de huisarts naar ziekenhuis en van de huisarts naar VV&T-instellingen. Transfer maakt de driehoek eigenlijk compleet, met verwijzingen van ziekenhuis naar VVT.”

 Hoe is de marktintroductie verlopen?

“We zijn eind 2019 begonnen met pilots in twee regio’s. De transfer van patiënten is natuurlijk een kritiek proces, dus we zijn daar zorgvuldig mee omgegaan. We hebben langdurig getest, tot we een product konden aanbieden dat in essentie goed was. Het had nog niet de verfijning zoals de rest van ons platform wel heeft, maar daar zijn we dan ook al zo’n twintig jaar mee bezig. Na verloop van tijd gingen de twee pilotregio’s live en gaven we de marktversie vrij.
Vervolgens bleek dat er een zeer grote behoefte was aan ZorgDomein Transfer. Mede door corona was de druk op zorg het afgelopen jaar enorm hoog, zowel bij ziekenhuizen als in VVT’s. Er begonnen dus veel regio’s met Transfer, soms met wel zeventig zorginstellingen tegelijk. De samenwerking binnen die regio’s was overal weer net anders, wat betreft onderlinge afspraken, organisatie en de aanwezige informatiesystemen. Dat heeft geleid tot zeer veel feedback. Je weet vooraf dat er reacties komen, en dat moet ook: een online platform blijft altijd work in progress. Maar vanuit het oogpunt van productontwikkeling had ik het wel liever wat kleiner gehouden. Meestal start je met één of twee regio’s en voer je al doende verbeteringen door.”

Wat doen jullie met die feedback?

“Feedback is essentieel voor productontwikkeling. Als Product owner ben ik voortdurend op zoek naar de beste oplossing voor problemen waar gebruikers tegenaanlopen. Wat dat betreft is het dus goed dat we zoveel reacties kregen, want we hebben de knelpunten nu snel en goed in kaart gebracht. Voor een deel sluit ZorgDomein Transfer nog niet voor honderd procent aan op de praktijk. Dat is natuurlijk vervelend. Daar ben ik persoonlijk druk mee, om samen met de gebruikers na te gaan wat de beste oplossingen zijn en daarin waar mogelijk samen prioritering aan te brengen. Verder zijn veel transferverpleegkundigen en andere gebruikers nog onervaren met ZorgDomein, voor hen hebben we een webinar online gezet. Daarnaast gaan we kijken hoe we Transfer nóg intuïtiever kunnen maken, en hoe we de gebruikers kunnen helpen met informatieblokjes en FAQ’s.
Een deel van de feedback bleek ook op te lossen met aanpassingen aan de inrichting van de ZorgDomein. Tijdens de implementaties waren er keuzes gemaakt voor een bepaalde inrichting, maar in de praktijk bleken dat niet altijd de juiste te zijn. En tot slot zijn er onvolkomenheden in de koppeling met informatiesystemen. Het is natuurlijk nieuw, dat een ziekenhuis aanvragen verstuurt in plaats van dat ze de ontvangende partij zijn. Je moet het juiste pakket hebben om de koppeling te kunnen maken; anders moet je heel veel gegevens alsnog handmatig overnemen. Dit soort zaken komt terecht bij mijn collega’s van interoperabiliteit en bij de leveranciers van het informatiesysteem.”

 Wat is jouw rol als product owner in het proces?

“Binnen ZorgDomein vertegenwoordig ik de belangen van de klant. Ik luister naar hun problemen en denk intern mee om technische oplossingen te vinden met als doel dat de klant de gewenste situatie bereikt. Dat kan iets heel kleins zijn, zoals: ‘kan de geboortedatum niet in beeld blijven, anders moet ik steeds een scherm terug.’ Maar er zijn ook grote doelen: ‘mijn zorgorganisatie wil de beddencapaciteit volgend jaar veertig procent beter benutten’.
Ik luister goed naar zulke wensen van een klant, en daarna vraag ik het vertrouwen dat wij bij ZorgDomein voor de oplossing kunnen zorgen. Want wij hebben een goed overzicht over het hele zorgveld én we weten wat er technisch mogelijk is. En alleen dan kan het gebeuren, dat ik mijn klanten de gewenste verbeteringen én meer kan bieden. Boven verwachtingen presteren, dat is mooi.”

 Hoe heb je de afgelopen periode ervaren?

“De feedback was pittig. Het was veel, maar ook met een urgentie die me soms wel raakte. Het gaat natuurlijk ook over kritieke processen, waarbij een goede afstemming van wezenlijk belang is voor de patiëntenzorg. Tegelijkertijd waren de gesprekken altijd constructief. Ik kon altijd toelichten dat we dat we voortdurend aan verbeteringen bezig zijn en dat we daarvoor de input uit de praktijk juist nodig hebben. Van oorsprong kon een zorginstelling een transfer-verzoek vanuit het ziekenhuis alleen afwijzen of accepteren. Tot we signalen kregen dat veel VVT’s zo’n verzoek soms op een wachtlijst willen zetten; toen hebben we dat mogelijk gemaakt. Zo maken we ZorgDomein Transfer iedere dag een stapje beter, samen met de zorgorganisaties.”

Artikel delen?

Deel dit artikel op je eigen tijdslijn.

Het laatste nieuws